Hướng dẫn kê khai BHXH đơn giản nhất

Từ ngày 17/11/2015, Cơ quan Bảo hiểm xã hội Tp. Hồ Chí Minh sẽ không tiếp nhận hồ sơ giấy về bảo hiểm xã hội. Do đó, việc kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng và một việc vô cùng cần thiết đối với các đơn vị sử dụng lao động. Dưới đây là hướng dẫn kê khai BHXH qua mạng đơn giản và dễ thực hiện nhất.

Khái niệm kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng

Kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) qua mạng là việc các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân kê khai và nộp hồ sơ BHXH thông qua cổng trực tuyến của Bảo hiểm xã hội. Việc kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng đã được triển khai từ năm 2015. Các hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử đều được cơ quan bảo hiểm chấp nhận tương tự như hồ sơ giấy mà người tham gia nộp tại cơ quan bảo hiểm.

Việc kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng có nhiều lợi ích cho các đơn vị sử dụng lao động hơn so với cách kê khai bảo hiểm xã hội truyền thống. Cách kê khai này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời có thể nâng cao bảo mật cho hồ sơ của người lao động.

• Bảo hiểm xã hội và các loại bảo hiểm xã hội
• Cách tra cứu thời gian đóng BHXH
• Các yếu tố quan trọng của bảo hiểm sinh kỳ
• Quyền và lợi ích của bảo hiểm hàng không

Hướng dẫn kê khai BHXH qua mạng lần đầu

Theo điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm giao kết hợp đồng lao động, đơn vị sử dụng lao đồng cần nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm.

Sau khi nhận được mã đơn vị, doanh nghiệp đã có thể kê khai BHXH trực tuyến trên cổng dịch vụ công BHXH. Đầu tiên, người kê khai BHXH cần truy cập vào cổng dịch vụ công BHXH theo đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index. Sau đó thực hiện kê khai theo các bước sau:

Kê khai danh sách

Trên góc trái màn hình, người kê khai nhấp vào mục “Danh sách thủ tục”. Sau đó, chọn biểu tượng ở cột kê khai ở bên phải giao diện để chuyển sang màn hình “Chọn kỳ kê khai”.

Đăng ký thời gian kê khai

Người kê khai thay đổi kỳ kê khai và số lần kê khai trước khi xác nhận trên hệ thống, nhỏ hơn hoặc bằng với lần kê khai gần nhất.

Chọn “Xác nhận” để sang bước tiếp theo hoặc “Đóng” để hủy bỏ tất cả các thao tác vừa điều chỉnh.

Chọn danh sách lao động

Trên màn hình kê khai, người kê khai bấm “Chọn lao động” để hiển thị danh sách người lao động. Sau đó, người kê khai tiến hành nhập đầy đủ thông tin vào các ô Mã nhân viên; Họ và tên; Phòng ban;… Bấm vào ô vuông trước tên người lao động để tùy chọn danh sách theo ý muốn.

• Trường hợp 1: Ở thủ tục kê khai BHXH 600, tại mục “Phân loại” bạn có thể bấm chọn loại hình lao động như: Tăng lao động; Giảm lao động; Tăng tiền lương; Giảm tiền lương, Khác.
• Trường hợp 2: Ở thủ tục kê khai BHXH 600a, tại mục “Phân loại” bạn chỉ có thể bấm chọn các loại hình lao động như: Giảm lao động hoặc Giảm tiền lương.
• Trường hợp 3: Ở thủ tục kê khai BHXH 600b, tại mục “Phân loại” bạn chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động như: Tăng tiền lương hoặc Giảm tiền lương.

Để hoàn thành bước chọn lao động và phân loại, người kê khai tiếp tục chọn “Áp dụng” để quay về màn hình lập hồ sơ.

Tiếp theo, người kê khai bấm chọn “Xác nhận” để xóa người lao động khỏi danh sách đang kê khai. Nếu người kê khai muốn hủy bỏ lệnh thì chọn “Đóng” để thoát về màn hình kê khai.

Thiết lập hồ sơ

Người kê khai tiến hành nhập các thông tin vào ô bắt buộc trên màn hình lập hồ sơ và nhấn nút “Lưu” để lưu hồ sơ.

Sau đó, người kê khai chọn “Kê khai” để lưu và kiểm tra các dữ liệu, lịch sử cũng như trạng thái danh sách lao động. Sau khi hoàn tất việc lưu dữ liệu, người kê khai có thể chuyển đến hồ sơ BHXH Việt Nam. Hệ thống sẽ thông báo có người kê khai khi có các sai sót như thiếu danh sách hoặc sai dữ liệu.

Nộp hồ sơ

Hệ thống BHXH Việt Nam sẽ chỉ tiếp nhận các hồ sơ đã được hoàn thành đầy đủ các thông tin ở trạng thái “Lưu”.

Người kê khai cần nhập đầy đủ thông tin theo đúng yêu cầu của hệ thống kê khai và chọn “Kê khai”. Sau đó, chọn “Xác nhận hồ sơ” để giữ nguyên các dữ liệu đã được kê khai từ trước và chuyển sang “Ký sổ”.

Ở bước “Ký sổ”, người kê khai chọn chữ ký thích hợp sau đó chọn “OK” để chuyển sang nhập mật khẩu xác nhận. Để hủy thao tác chữ ký đã chọn, người kê khai chọn “Cancel”

Ở góc trái của thanh menu, người kê khai chọn “Lịch sử kê khai” để xem trạng thái lịch sử, xem hoặc chỉnh sửa thông tin. Ở cột trạng thái ghi chú “Đã lưu”, để nộp hồ sơ, người kê khai chọn “Nộp” ở ô kế bên. Sau khi đã nộp hồ sơ thì người kê khai có thể tiến hành “Ký sổ”.

Người kê khai nên kiểm tra lại trạng thái hồ sơ để đảm bảo mình đã nộp hồ sơ và hệ thống BHXH có thể tiếp nhận hồ sơ.

Xuất mẫu về dạng PDF

Để xuất mẫu sang dạng PDF và tải về thiết bị, người kê khai cần thực hiện các bước sau:

Xuất mẫu: Trên màn hình lập hồ sơ, nhấp vào “Xuất mẫu” sau đó chọn “Xem” ở khung Danh sách tờ khai.

Tải file PDF về máy: Trên màn hình xem mẫu, bạn chọn “Tải xuống” để lưu file hồ sơ dạng PDF về thiết bị.

Hoàn thành 6 bước trên đây là doanh nghiệp đã thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng đúng theo yêu cầu. 

Lưu ý: khi có thông báo của cơ quan BHXH, doanh nghiệp cần sửa đổi tờ khai trong thời hạn quy định.

Phần mềm kê khai BHXH

Phần mềm kê khai BHXH là gì?

eBH là phần mềm khai bảo hiểm xã hội điện tử được triển khai theo mô hình I-VAN của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và được BHXH Việt Nam chính thức ký hợp đồng triển khai sử dụng số 04092015/HĐ-BHXH-TSD vào ngày 07/09/2015. Đây là phần mềm giúp người sử dụng lao động thực hiện giao dịch các hồ sơ BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam.

Khi sử dụng phần mềm khai BHXH điện tử, đơn vị sử dụng lao động sẽ được hỗ trợ tối ưu trong việc thực hiện các nghiệp vụ kê khai BHXH theo đúng quy trình của cơ quan quản lý BHXH.

Cách cài đặt phần mềm kê khai BHXH

Để có thể cài đặt phần mềm kê khai BHXH, đơn vị sử dụng lao động có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào website http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để tải phần mềm KBHXH về máy tính của mình.

Bước 2: Tiến hành giải nén và mở folder KBHXH ra -> Chọn biểu tượng KBHXH -> Nhấp chuột phải chọn Send to-> Chọn Desktop (Để đưa ra màn hình chính của Desktop) như hình bên dưới:

Bước 3: Kích đúp chuột vào biểu tượng KBHXH, màn hình sẽ hiện ra giao diện, người kê khai BHXH tiến hành nhập Mã số thuế của đơn vị và Mã đơn vị của mình vào (mã đơn vị là mã đơn vị của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp để quản lý):

Bước 4: Chương trình KBHXH sẽ hiện ra Thông tin đơn vị – Tổ chức. Người kê khai lần lượt điền đủ và đúng thông tin đơn vị của mình vào như hình bên dưới.

Lưu ý: Nếu đơn vị có sử dụng chữ ký số thì kích chọn Sử dụng chữ ký số -> Nhấn Ghi -> OK -> Đóng.

Sau khi cài đặt và thiết lập thông tin thành công, đơn vị đã có thể thực hiện tạo lập hồ sơ trực tuyến trên phần mềm KBHXH để nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội qua cổng thông tin điện tử.

Một số lưu ý khi kê khai BHXH

Để việc kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng lần đầu tiên được diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng, người kê khai phải đảm bảo những yếu tố sau:

• Đường truyền mạng Internet ổn định: Đường truyền Internet ổn định sẽ giúp doanh nghiệp thao tác kê khai nhanh và dễ dàng hơn. Việc nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH cũng trở nên suôn sẻ hơn so với tình trạng mạng tắc nghẽn, đường truyền yếu.
• Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử hay còn được gọi là chữ ký số. Đây là một phần quan trọng, không thể thiếu trong việc nộp tờ khai BHXH điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số trước khi thực hiện các nghiệp vụ trực tuyến.
• Phần mềm kê khai: Đây là một công cụ không thể thiếu trong quá trình giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nên lựa chọn phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử dễ sử dụng, đơn giản, trực quan để dễ dàng thao tác. 

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn kê khai BHXH đơn giản và dễ hiểu nhất. Rất mong thông qua hướng dẫn kê khai BHXH này, các đơn vị và người chịu trách nhiệm kê khai BHXH đã có thể thực hiện kê khai một cách dễ dàng và nhanh chóng. Chúc bạn thành công!